Wednesday, 22 July 2015

Анализ несоответствия результатов процесса и требований к нему.

Процессный подход применим к любой сфере деятельности, в его основе лежит утверждение, что процессы протекают независимо от того, описаны они или нет. Описание процесса является инструментом облегчения его понимания и оптимизации.
Соответственно при наличии расхождения между желательным протеканием процесса и его результатов на выходе с ожиданием собственно описание процесса не устранит.
В качестве основных причин возникновения такого расхождения наиболее часто называют отсутствие эффективного автоматизированного контроля за выполнением процесса и человеческий фактор.
Мировой накопленный опыт, сконцентрированный в "Лучших практиках" дает представление о некотором списке типичных причин:
-Отсутствие полной формализации процесса, организационная фрагментарность.
-Информационная фрагментарность.
-Использование бумажных носителей, многократное занесение информации с клавиатуры,
-Распространенность устной передачи информации с неизбежными искажениями.
-Отсутствие взаимосвязи контроля за исполнением процесса и оплатой труда его исполнителей.
-Избыточность одновременно с недостаточностью, дублирование и неудачный дизайн бланков, журналов и экранных страниц  для информационного обмена при выполнении процесса.
Существуют  некоторые типовые методы минимизации влияния и полного устранения вышеназванных причин:
-Метод минимизации устной информации. "Рациональная бюрократия" замещает устную передачу информации участниками процесса, при которой сложно определить ее своевременность, полноту и достоверность.
Устная информация имеет свойство сильно искажаться, особенно в управленческих процессах. При прохождении через два звена устная информация уже искажается на более чем 60 процентов. При увеличении количества участников процессов это ведет к большому количеству противоречий, дублирования и временных разрывов.
-Метод стандартизации и улучшения форм сбора и передачи формации особенно эффективен при снижении издержек, уменьшении времени выполнения.
В компаниях распространено отсутствие типовых форм документов и требования к сотрудникам использовать типовые формы документов. Это приводит к увеличению издержек, снижает эффективность управленческих процессов, удлиняет время прохождения информации. Стандартизация важна и и подборе персонала. Появление соискателя в офисе сопровождается первичным рассмотрением его резюме. Однако в ходе собеседования заполняется стандартная форма, в которой однообразно для всех сотрудников компании отображается персональная информация. Необходимая информация фиксируется, излишняя отсеивается. Повышается качество обработки информации и следовательно обоснованность принятия решения.

No comments:

Post a Comment