Thursday, 15 January 2015

О вреде "Зоны комфорта" - 2.

Не так давно мне предложили помочь в урегулировании конфликта между сотрудниками небольшой компании. Сфера деятельности- приобретение оптом у импортера деталей и расходных материалов для промышленного оборудования длительного пользования с последующей розничной реализацией по заявкам клиентов. Рост рублевой выручки 20% в год объяснялся скорее удорожанием импортных товаров. В терминах матрицы BCG имелась дойная корова, на зарплату хватало.
Неожиданно в дружном коллективе вспыхнул скандал- один из сотрудников слетал за границу в отпуск, причем билеты купил за бонусные баллы, которые накопил по программе использования пластиковой карты. В обязанности сотрудника входило выезжать на служебном автомобиле  для закупки отсутствующего на складе товара по заявкам иногородних клиентов. Бухгалтерия перечисляла на счет сотрудника подотчетные суммы, он расчитывался карточкой за товар и приобретал топливо для служебного автомобиля. При этом по бонусной программе начислялись бонусные мили для приобретения бесплатного билета. Позднее выяснилось, что использовалась и вторая карта, по которой соизмеримая с зарплатой сумма возвращалась на счет.


Несмотря на отсутствие видимого ущерба для бизнеса компании мнения сотрудников разделились, возникла опасность межличностного конфликта. В интересах бизнеса было конфликт срочно уладить, бизнес-процесс оптимизировать и деятельность сотрудников привести в соответствие. Вспомнили меня и мои рассказы про Сикс Сигму (Six Sigma). Все необходимое для реализации Сикс Сигма проекта имелось.
В первую очередь имелся в лице Генерального директора т.н. “Cпонсор”, представитель администрации компании достаточно высокого уровня. У “Спонсора” имелось четкое видение (Vision) цели- вернуть компанию в прежнее русло спокойной работы, конфликт уладить и извлечь максимум пользы для компании в результате оптимизации бизнес-процесса.
Имелись также группы сотрудников (Stakeholders), сформировавщиеся по их отношению к проблеме, которую можно было бы обозначить, что кто-то получает за работу еще кроме зарплаты и это не всем нравится.


Сикс Сигма (Six Sigma) требует при реализации проекта предельной ясности, частные мнения во внимание не принимаются, факты воспринимаются в соответствии с достоверностью источника. Группы участников бизнес-процесса (Stakeholders) исследуются, по результатам анализа планируется ожидаемая реакция на предстоящие изменения в бизнес-процессе. Сикс Сигма предсказывает образование следующиг групп:


-”Сторонники” (Allies) перемен были категорически против непонятных дополнительнх денег к зарплате, занимали активную позицию, доказвали свою правоту и привлекали на свою сторону сотрудников из других групп. Укавзывали на возможность увеличения масштаба злоупотреблений и сращивания с криминалом.
“Сторонников” перемен надо поощрять, собирать вместе почаще, помогать им в аргументации. Приглашать на собрания “Спонсора”.
-”Противники” (Opponents) перемен активно отстаивали правоту сотрудника, что людям надо доверять, что в ущерб бизнесу компании ничего сознательно не предпринималось, а если кому не нравится, то пусть сам за 8 часовую зарплату 14 часов в день баранку крутит, таскает ящики и катает бочки.
“Противники” активно противостоят оптимизации бизнес-процесса, их надо максимально нейтрализовать, для чего не собирать их вместе, заниматься с ними отдельно с каждым, максимально тактично разъясняя  вред их позиции для бизнеса вцелом.


-”Скрытые противники” (Adversary) перемен не раскрываются на занятиях, отмалчиваются или ограничиваются общими фразами.
На контакт не идут, приглашать их к сотрудничеству бессмысленно. Как правило это честные и ответственные сотрудники, просто опасение перемен и нежелание развития межличностного конфликта делают их более чем консервативными.
В пользу сотрудника приводился довод, что он не производил закупки по завышенным ценам и не брал вознаграждение за приобретение некачественного товара, а значит нет нарушения.


-”Неопределившиеся” (Undesided) сотрудники требуют максимального внимания, их надо собирать группой и также заниматься с ними индивидуально, привносить в общение элементы деловой игры, давать на самостоятельную проработку ситуации.
Вовлекать в работу по проекту максимально, не давать пополнить лагерь “Противников”.
Высказывают мнение, что пусть начальство само решает, и если нельзя- то пусть запретят.


-”Партнеры на час” (Bedfellows) активны на собраниях, осуждают и соглашаются когда надо, играют в деловые игры, проявляют активность, которая заканчивается за пределами групповых занятий.
Охотно посчитают количество бонусных миль или сумму возврата на счет.
Но оценку действий сотрудника не дадут, не желая быть вовлеченными в межличностный конфликт.
Необходимо возобновлять из позитивный интерес к работе над проектом, давать им шанс быть на виду исполняя необременительные поручения, поощрять, оградить от влияния противников, способствовать переходу в лагерь союзников.


-”Наблюдатели” (Fencesitters) со своей позицией определились. они активно участвовать в оптимизации бизнес-процесса не будут. Не будут и противодлействовать.
Указания сверху выполнят, новые должностные инструкции изучат.
К ним надо относиться позитивно, не отвлекать их от выполнения повседневных обязанностей для работы по проекту, тем самым оптимизировать расходы на реализацию проекта.


На основании анализа групп участников бизнес-процесса (Stakeholders) руководству был предложен план оптимизации бизнес-процесса и план был утвержден в следующей редакции:
-Обсуждение прекратить, саму деятельность сотрудника считать не вредной для бизнеса компании
-Выделить срочные местные закупки в отдельное хозрасчетное производство, самого сотрудника назначить руководителем, наделив элементами хозяйственной самостоятельности. Был определен процент на транспортно-заготовительные расходы как источник финансирования подразделения. Иногородние клиенты охотно приобретают сопутствующие товары на 5-10% дороже средней по Москве цены чтобы взять все в  одном месте.
- Было дано указание при дальнейшем развитии транспортно-заготовительного подразделения внешний набор не проводить при наличии желающих перейти в пределах компании.


Так применение методики оптимизации бизнес-процессов Сикс Сигма
(Six Sigma) позволило восстановить работоспособность предприятия, урегулировать конфликт и оптимизировать бизнес-процесс. В результате оптимизации бизнес-процесса было создана новая структурная единица- транспортно-заготовительный участок.


Через два месяца объем срочных местных закупок вырос на 90%, что привело к росту продаж компании вцелом на 8%.

No comments:

Post a Comment